В отличие от типовых бизнес-центров и офисных зданий «Деловой Квартал» - это целая экосистема с развитой инфраструктурой. Для управления им недостаточно просто следить за эксплуатацией общего имущества, нужно знать Резидентов лично, работать с ними на ежедневной основе, оперативно реагировать на внештатные ситуации, внедрять новые сервисы и услуги, создавая ту самую комфортную среду для бизнеса, которую ищет каждый арендатор.

Именно этим и занимается УК «Деловой Квартал». Одной из ключевых служб управляющей компании является служба эксплуатации офисов. Специалисты различного профиля ежедневно заботятся о комфорте Резидентов. Многие знают их в лицо, но мы пошли дальше и расскажем в нашей рубрике «Лица ДК», какими компетенциям или личными качествами необходимо обладать, чтобы хорошо делать свою работу.

Каждый день служба эксплуатации “Делового Квартала” обрабатывает больше 100 заявок. На передовой этой работы вот уже больше 8 лет находится тайм-менеджер Ирина Осипенко. Ее рабочий день начинается в 8:00 и расписан буквально по минутам.

“Мне нравится, что работа наполнена событиями, есть какой-то такой драйв.” 

Из МЧС в тайм-менеджмент

– Ирина, тайм-менеджмент на слуху как элемент организации бизнес-процессов, но такая профессия все-таки редкость. Как вы в нее пришли?

Я закончила Академию госслужбы по специальности Государственное муниципальное управление. До “Делового Квартала” я работала в МЧС, и именно там у меня сформировалась необходимая для работы собранность, устойчивость к стрессу, системность. А понимание всех технических нюансов пришло уже с опытом работы.

– Как в целом устроена работа службы эксплуатации?

Наша служба, отвечающая за комфорт резидентов и чистоту в офисах, насчитывает больше 50-ти человек. Это и инженерный персонал с различными компетенциями – энергетика, коммуникации, общестроительные работы; линейный технический персонал – сантехники, электрики; клининг – уборщицы и дворники. Я отношусь к административному блоку, куда входит также инженер-сметчик, IT-специалист, администратор строительно-монтажных работ.

"Наша служба и опасна, и трудна"

– Как планируется работа службы?

Каждый день через меня проходит 100-120 заявок. Они поступают через мобильное приложение и сразу регистрируются в системе управления. Фактически я получаю их все на рабочий стол и обрабатываю: ранжирую по нескольким показателям.

Первый приоритет – это аварийные заявки. Затем плановые заявки от резидентов, оформленные на определенную дату и время. Я учитываю все пожелания резидентов, согласования, чтобы не нарушить их рабочий процесс. Учитывая, что территория «Делового Квартала» огромна, заявки необходимо сгруппировать таким образом, чтобы сократить общее время на их выполнение.

"У меня большой опыт работы и я уже интуитивно чувствую,
когда заявке необходимо повысить приоритет."

Выходные дни – лучшее время для работы

– Приходится ли работать в выходные дни? 

Планово-предупредительные работы мы стараемся проводить именно в выходные дни, чтобы не мешать работе наших Резидентов. Более того, с теми компаниями, которые тоже работают в выходные, согласовываем наши действия, чтобы не сорвать их производственный процесс. 

Особенно интенсивное время – межсезонье и новогодние каникулы, во время которых нужно провести ППР и все проверить до выхода Резидентов на работу.

“Даже в выходной день если я слышу на телефоне сигнал уведомления,
то машинально проверяю почту, оцениваю ситуацию, нужна ли моя помощь.”

– Получается ли уменьшить количество заявок?

Лампочки у Резидентов все равно перегорают. Каждый день что-то случается или меняется. У нас же эксплуатация. «Деловой Квартал» живет и развивается, поэтому в целом заявок все также много.

Прием заявок, ведение табеля, согласование о доступе, этапы фиксации работы линейного персонала и другие процедуры у нас максимально автоматизированы. Одним из самых важных элементов системы является мобильное приложение «Твой Квартал».

– Слова: “Успеваю все на 100%” - это про вас?

Успеваю на 90%! Где ещё 10%? Бывает, такой объём работ, что в принципе невозможно все успеть. Тогда я делаю самое важное и нужное. А 10% переношу на завтра. Главное правило, нераспределенных задач быть не должно.

– Какие личные качества вам помогают?

Характер у меня жесткий, как у моей бабушки. Она много в меня вложила, постоянно направляла, подталкивала, заставляла учиться. Бывает, что устаю, но мне нравится, что работа наполнена событиями, есть такой драйв. А трудности  должны быть, когда справляешься с ними, ищешь и находишь решение, то учишься и развиваешься. 

О нас

Управляющая компания «Деловой Квартал» обслуживает 11 офисных зданий на территории более 18 Га и берет на себя всю техническую эксплуатацию, предоставляя все необходимые услуги и сервисы, включая собственное мобильное приложение для управления офисом и широкую программу лояльности для Резидентов.

Следите за нашими публикациями, чтобы первыми узнавать о новостях и новых «Лицах ДК», о которых мы расскажем в предстоящих статьях.